faktor-faktor yang berkaitan dengan komunikasi karyawan yang efektif di perusahaan terdiri dari:
a. Dirut harus menyadari pentingnya komunikasi
Faktor paling penting dalam suatu program komunikasi karyawan yang berhasil adalah kepemimpinan direktur utama. Ia harus berfalsafah dan berperilaku setia pada gagasan bahwa berkomunikasi dengan karyawan mutlak perlu untuk tercapainya tujuan organisasi. Disamping itu, sang dirut harus merupakan seorang model peran komunikasi yang nyata serta terampil dan bersedia menyampaikan pesan-pesan utama secara pribadi.
b. Para manajer memadankan tindakan dan ucapan
Bila pesan implisit (tersirat) yang dikirim para manajer kontradiksi dengan pesan resmi sebagaimana disampaikan dalam komunikasi formal, manajer itu akan kehilangan kredibilitas di mata karyawan. Setiap kata-katanya harus didukung oleh tindakan yang sepadan.
c. Komitmen pada komunikasi dua arah
Program yang tidak efektif didominasi oleh komunikasi ke bawah. Program yang sukses menyeimbangkan komunikasi ke bawah dan ke atas.
d. Penekanan pada komunikasi tatap-muka
Komunikasi tatap-muka yang terus terang dan terbuka dengan para karyawan menghadirkan para eksekutif sebagai seseorang yang memahami kebutuhan dan keprihatinan para pekerja.
e. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan
Semua manajer mempunyai tanggung jawab dalam memastikan bahwa para karyawan terinformasi, dengan implikasi perubahan menjadi lebih spesifik (khusus) ketika implikasi itu mengalir ke bawah menyusun hierarki organisasi. Hal ini menuntut manajemen puncak untuk memperhatikan agar manajemen menengah dan bawah sepenuhnya diberitahu mengenai perubahan yang direncanakan. Dan itu berarti manajer tingkat menengah dan bawah harus cepat berbagi informasi dengan kelompok kerja mereka agar meminimalkan ambiguitas.
f. Menangani berita buruk
Organisasi dengan komunikasi karyawan yang efektif tidak akan takut menghadapi kabar buruk. Bila kabar buruk dilaporkan secara terus terang, tercapailah suatu iklim dimana orang tidak takut untuk berterus terang dan kabar baik akan meningkatkan kredibilitas.
g. Pesan dibentuk untuk audensi yang dimaksudkan
Berbagai macam orang dalam organisasi mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda. Para karyawan itu beragam dalam jenis informasi yang mereka inginkan dan cara paling efektif bagi mereka untuk menerimanya. Para manajer perlu mengetahui ini dan merancang program komunikasi yang sesuai.
h. Perlakuan komunikasi sebagai suatu proses berkelanjutan
Perusahaan unggul memandang komunikasi karyawan sebagai suatu proses manajemen yang kritis, dilukiskan oleh lima kegiatan umum yang dilakukan perusahaan :
1) Manajer menyampaikan dasar pemikiran yang melandasi keputusan
2) Ketepatan waktu itu vital, dimana fakta diberikan secepat fakta itu tersedia, ini mengurangi daya selentingan dan meningkatkan kredibilitas manajemen.
3) Komunikasikan terus-menerus untuk mempertahankan agar informasi mengalir terus-menerus.
4) Tautkan gambar besar dan gambar kecil, komunikasi yang benar-benar efektif tidak terjadi sebelum para karyawan memahami bagaimana gambar besar itu mempengaruhi pekerjaan mereka
5) Jangan mendiktekan cara orang seharusnya merasakan berita itu (Robbins, 2002 : 325).
