Untuk mengadakan analisis jabatan maka perlu Pengumpulan data anaiisis pekerjaan, tugas ini biasanya dilakukan oleh spesialis bagian personalia seperti manajer personalia, analis pekerjaan atau konsultan dapat diminta untuk meninjau dan memverifikasi kesimpulan anaiisis pekerjaan yang berkaitan dengan aktivitas dan tugas pekerjaan.
Alasan utama menggunakan alat seleksi untuk mengukur prestasi kerja adalah agar pengusaha dapat membuktikan bahwa alat seleksi dan penilaian prestasi yang digunakan benar-benar berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan yang dinilai.
Beberapa metode yang umum digunakan adalah:
1. Job Questioner/Daftar-daftar Pertanyaan
Job Questioner merupakan daftar-daftar pertanyaan yang dibagikan kepada para pegawai yang menguraikan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Melalui metode ini diharapkan mereka memperoleh gambaran yang jelas daripada suatu jabatan.
Hal utama yang perlu diputuskan dalam metode ini adalah sejauh mana kadar struktur kuesioner tersebut seharusnya dan apa pertanyaan - pertanyaan yang harus dicakup.
Setiap pegawai/karyawan disajikan suatu daftar yang berisi tugas-tugas dan beberapa tanggung jawab secara khusus. Kemudian pegawai diminta menunjukkan apakah ia melakukan pekerjaan tersebut atau tidak, jika ia melakukan pekerjaan tersebut, berapa lama waktu yang biasanya diperlukan untuk melaksanakan tiap pekerjaan.
Pada bagian yang lain, kuesioner tersebut tidak terlalu terstruktur dan hanya meminta pegawai untuk menguraikan tugas-tugas utama dalam pekerjaannya. Dalam praktek, kuesioner terbaik sering merupakan gabungan antara kedua bagian itu.
Menurut Moekijat, 1992: 73 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :
Keuntungan :
1. Biaya relatif murah, karena tidak memerlukan banyak orang.
2. Dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi guna menganalisis jabatan yang lebih baik.
3. Metode ini lebih sistimatis dibandingkan dengan metode - metode lainnya, karena telah dipersiapkan lebih dahulu secara tertulis apa yang akan ditanyakan.
4. Metode ini membantu pencatatan data dengan cara yang distandarisasikan sehingga menyebabkan lebih mudah pula dalam menafsirkan keterangan -keterangan yang ada.
Kelemahan :
a. Metode ini hanya dapat dipergunakan untuk pegawai-pegawai yang dapat membaca dan menulis. Untuk mereka yang buta huruf metode ini tidak dapat dipakai.
b. Informasi yang diperoleh sering kurang lengkap, kurang teratur dan kadang-kadang tidak berurutan.
c. Bagi banyak orang, sulit mengisi daftar pertanyaan.
2. Wawancara (Interview)
Wawancara tatap muka merupakan suatu cara efektif untuk mengumpulkan informasi pekerjaan.
Bila metode ini digunakan, analisis perlu mewawancarai baik tenaga kerja yang menempati posisi pekerjaan maupun atasan langsungnya. Dengan wawancara ganda seperti itu, analisis dapat memeriksa kebenaran tanggapan - tanggapan yang dia terima. Bagaimanapun juga, efektivitas sistem ini terutama tergantung pada ketrampilan pewawancara (T. Hani Handoko, 1992: 44)
Menurut Moekijat, 1992: 75 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :
Keuntungan :
a. Dapat diperoleh informasi (keterangan) yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode kuesioner. Hal ini adalah jelas, karena apabila informasi itu kurang lengkap atau kurang jelas dapat segera ditanyakan lagi.
b. Dapat dihindarkan adanya salah pengertian.
c. Dapat dipergunakan untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode-metode lainnya.
Kelemahan :
a. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode dafltar pertanyaan.
b. Pegawai yang diwawancarai mungkin merasa pekerjaannya diselidiki, sehingga merasa kurang senang
3. Buku Harian (Log Tenaga Kerja)
Log harian adalah :
daftar hal-hal yang dilakukan oleh para tenaga kerja selama hari itu, di mana mereka mencatat setiap aktivitas tersebut dalam log.
Hal ini membantu penganalisa jabatan dalam memperoleh suatu gambaran yang lengkap mengenai pekerjaan yang dilakukan para pegawai, terutama apabila hal itu dilengkapi dengan wawancara dengan pegawai dan supervisor.
Menurut Moekijat, 1992: 75 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :
Keuntungan :
a. Memberikan dorongan kepada pegawai untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik, karena adanya pencatatan hasil pekerjaannya tiap hari dalam buku catatan harian yang kemudian diperiksa oleh kepalanya.
b. Metode ini dapat mengurangi waktu dari penganalisa jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara, apabila sebelumnya telah mempelajari buku-buku catatan harian.
Kelemahan:
a. Pada umumnya informasi yang diperoleh adalah tidak lengkap, karena tidak
memasukkan data - data lain yang diinginkan seperti alat -alat yang dipergunakan, kondisi - kondisi kerja dan sebagainya.
b. Memakan waktu lama
4. Pengamatan
Pengamatan langsung terutama bermanfaat dalam pekerjaan yang hanya terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Pengamatan langsung sering digunakan dengan kombinasi wawancara. Salah satu pendekatan adalah dengan mengamati pegawai pada waktu melaksanakan tugasnya dalam suatu daur (cycle) kerja yang lengkap. Di sini perusahaan mencatat semua aktivitas-aktivitas pekerjaan yang diamati, kemudian setelah mengakumulasi informasi sebanyak mungkin, perusahaan mewawancarai pegawai, di mana orang itu didorong untuk memperjelas hal - hal yang belum dipahami benar dan menjelaskan aktivitas tambahan yang dilakukannya yang tidak kita amati.
Menurut Moekijat, 1992: 76 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :
Keuntungan :
a. Ada keseragaman , baik mengenai informasi yang dikumpulkan, maupun mengenai standard yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja.
b. Informasi yang diperoleh adalah lebih lengkap, lebih teliti, dan lebih dapat
dipercaya.
Kelemahan:
a. Sebagai metode tunggal, informasi yang diperoleh kurang lengkap.
b. Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu yang terbatas, misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka informasi yang diperoleh tidak lengkap.
Metode pengamatan merupakan metode yang paling baik untuk jabatan yang sederhana dan yang sifatnya berulang. Untuk jabatan-jabatan yang lain sebaiknya dipergunakan gabungan antara metode pengamatan dan metode wawancara
