a) Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja.
Perencanaan terdiri dari semua aktivitas manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan-kegiatannya termasuk meramalkan, menetapkan sasaran, menetapkan strategi, dan mengembangkan kebijakan. Perencanaan sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan strategi dan evaluasi strategi karena kegiatan pengorganisasian, pengarahan, penyusunan staf, dan pengawasan bergantung pada perencanaan yang baik.
Perencanaan ini mempunyai bentuk-bentuk antara lain :
• Sasaran
Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.
• Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan perusahaan adalah hanya memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan bahan-bahan pilihan.
• Strategi
Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan adalah masalah yang perlu diperhatikan dalam strategi ini.
• Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
• Aturan
Aturan yaitu merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
• Program
Program merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran atau budget.
b) Staffing (Penyusunan Staf)
Fungsi penyusunan staf dalam manajemen juga disebut manajemen personalia atau manajemen sumber daya manusia. Di dalamnya terdapat semua aktivitas seperti merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberi imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, dan mengeluarkan karyawan, serta menjaga hubungan dengan serikat buruh. Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam usaha pelaksanaan strategi. Karena itu, manajer sumber daya manusia semakin terlibat lebih aktif dalam proses manajemen strategis. Mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
dalam bidang penyusunan staf merupakan hal yang penting.
• Recruiting : merekrut/menarik tenaga kerja yang memiliki kemampuan hard skills dan soft skills.
• Selecting: memilih karyawan-karyawan yang berkompetensi/profesional.
c) Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai
proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Tujuan dari pengorganisasian dalam manajemen terbagi menjadi tiga aktivitas yang berurutan yaitu: membagi-bagi tugas menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan), menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (departementalisasi), dan mendelegasikan wewenang.
Beberapa keunggulan adanya pengorganisasian yang baik, yaitu:
1. Dapat terjalin pola hubungan yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya, serta antar organiasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawanya, karena disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.
d) Directing (Pengarahan)
Yang dimaksud dengan pengarahan adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi.
e) Controlling (Pengendalian)
Merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan termasuk semua aktivitas yang dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi sesuai dengan yang direncanakan.
Semua manajer dalam suatu organisassi mempunyai tanggung jawab pengawasan, seperti melakukan evaluasi prestasi dan mengambil tindakan yang perlu untuk meminimalkan inefisiensi. Fungsi manajemen sangat penting agar evaluasi strategi dapat dilakukan secara efektif.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menyebabkan fungsi pengendalian harus dilaksanakan agar dampak dari perusahaan-perusahaan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
2. Organisasi menjadi semakin kompleks.
Oleh karena pada umumnya organisasi pada masa sekarang ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Dengan demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjual produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin dapat diperbuat oleh organisasi maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melakukan kesalahan dalam bekerja maka, semakin sederhana manajemen menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan pribadi dan pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.
Empat jenis kontrol (pengendalian), yaitu:
a. Pengendalian Fisik.
Pengendalian fisik adalah pengendalian yang dilakukan dengan cara melihat barang-barang yang dijual, datang ke toko pelanggan (untuk memastikan pelanggan benar-benar ada dan salesman benar-benar menjual atau menawarkan produk perusahaan) ada uang ada barang.
b. Pengendalian Administratif.
Pengendalian administratif adalah pengendalian yang dilakukan dengan cara melakukan pencatatan terhadap produk yang diproduksi, produk yang ada di gudang, produk yang laku dijual, faktur-faktur penjualan (penjualan tunai dan kredit), setoran salesman, piutang-piutang yang akan/sudah jatuh tempo. Hal ini dilakukan antara bagian keuangan, salesman, tenaga bongkar muat (orang gudang), dan supervisor.
c. Pengendalian Elektronik Digital.
Pengendalian elektronik digital adalah pengendalian yang dilakukan dengan menggunakan barang-barang elektronik, seperti: telepon dan kamera digital yang mana untuk memastikan pelanggan itu benar-benar ada (nyata), bukan sekedar karangan salesman sehingga pelanggannya bisa di data (kartu pelanggan).
d. Pengendalian Matriks Fungsional.
Pengendalian matriks fungsional adalah pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya salesman bertanggung jawab pada bagian keuangan untuk memberikan faktur tunai, uang tunai, faktur kredit dan uang tunai hasil pembayaran kredit yang lalu. Sedangkan bagian keuangan bertugas untuk menghitungnya dan memasukkannya pada pembukuan.
