SISTEM, PENDEKATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

A. Sistem-sistem manajemen
1. Manajemen Bapak(paternalistic manajemen)
Dalam setiap usaha dan aktifitas organisasi para pengikut (bawahan) selalu mengikuti jejak bapak, manajer telah mendapat kharisma dari bawahan atau pengikutnya sehingga para pengikut menganggap pimpinannya inilah yang paling baik, paling pintar, paling benar.
Kebaikannya:
Jika bapak atau pemimpin tetap pada proporsi yang benar,pekerjaan dapat dengan cepat di kerjakan,sehingg tujuan dapat tercapai dengan baik.
Keburukannya:
1. Jika bapak tidak benar maka perusahaan akan hancur karena bawahannya akan turut menyeleweng.
2. Kemajuan orang terbatas,sebab hanya tergantug pada kecakapan bapak,bawahan hanya merupakan robot saja.
3. Kalau terjadi penggantian pimpinan maka pimpinan baru akan sulit untuk melakukan tugas-tugas kepemimpinan sebab para bawahan telah mengkultuskan pimpinan lamanya.
4. Para bawahan hanya menjadi orang yes man saja, sehingga daya fakir dan kreatifitasnya tidak ada.


2. Manajemen Tertutup
Manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan kepada para bawahannya walaupun dalam batas-batas tertentu.
Kebaikan:
1. Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin.
2. Pengambilan keputusan sangat cepat, karena tidak melibatkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan.
Keburukannya:
1. Para bawahan tidak mengetahui apakah perusahaan untung atau rugi.
2. Problem dan pemecahan masalah yang di hadapi perusahaan hanya di hadapi manajer.
3. Tidak mempersiakan kader-kader penggantinya di masa depan.
4. Menimbulkan sifat apatis para bawahan terhadap masalah yang di hadapi perusahaan atau orang.
Biasanya di terapkan oleh manajer yang otoriter karena dia menganggap yang paling pintar, berkuasa dan sebagainya. Falsafah kepemimpinannya"Bawahan Untuk Manajer".
3. Manajemen Terbuka
1. Atasan banyak menginformasikan keadaan (rahasia) perusahaan kepada para bawahannya, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan (orang), dan semakin tinggi kedudukan bawahan semakin banyak ia mengetahui rahasia perusahaan, tetapi rahasia jabatan selalu di pegang teguh oleh manajer atau atasan.
2. Seorang manajer sebelum mengambil keputusan, terlebih dahulu memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk mengemukakan saran-saran atau pendapat, keputusan terakhir tetap berada di tangan manajer.
Kebaikan:
1. Para bawahan ikut memikirkan kesulian-kesulitan yang di hadapi . orang dan ikut pula memikirkan cara-cara pemecahan masalah yang di hadapi dan mengembangkan usaha-usaha orang.
2. Para bawahan mengetahui arah yang diarnbil orang,sehingga jika telah menjadi keputusan mereka tidak ragu-ragu lagi untuk melaksanakan.
3. Para bawahan akan lebih bergairah dan berpartisipasi tinggi pada tugasnya.
4. Para bawahan terbina dan terlatih sehingga pengkaderan berkembang dan berkesinambungan.
5. Akan menimbulkan suatu kompetisi yang sehat sambil mereka berlomba lomba mengembangkan kecakapan dan kemampuannya.
6. Menimbulkan kerja sama yang sernakin baik dan hubungan-hubungan yang semakin harmonis.
7. Menimbulkan perasaan senasib dan sepenanggungan serta solidaritas yang semakin baik.
Keburukan:
1. Pengambilan keputusan lama, bertele-tele ,biaya banyak, sebab diadakan banyak pertemuan-pertemuan.
2. Rahasia keadaan orang/perusahaan kurang terjamin, karena kemungkinan para pejabat yang mengikuti pertemuan membocorkan.
3. Kecakapan dan kepemimpinan manajer akan di ketahui para bawahan sehingga wibawanya berkurang.
Biasanya di terapkan oleh manajer parsitipatif karena falsafah kepemimpinannya adalah manajer (atasan) itu untuk bawahan.
4. Manajemen Demokrasi
Pelaksana manajernen demokrasi hampir sama dengan mananjanen terbuka, khususnya dalam proses pengambilan keputusan, dimana para anggota / bawahan di ajak dan diikutsertakan berpartisipasi memberikan saran-saran, pemikiran-pemikiran dan cara-cara pemecahan terhadap masalah yang di hadapi.
Perbedaan manajemen demokrasi dengan manajemen terbuka :
1. MD hanya dapat di lakukan dalam suatu organisasi, jika setiap anggotanya mempunyai hak suara yang sama seperti MPR, DPR, dan koperasi. Sedangkan manajemen terbuka dapat di laksanakan dalam orang atau perusahaan.
2. Dalam MD setiap anggota ikut menetapkan keputusan berdasarkan suara terbanyak,sedangkan Manajemen terbuka keputusan di tetapkan oleh manajer saja.
Kebaikan:
1. Keputusan yang di ambil relative lebih baik, karena di pikirkan dan di putuskan oleh orang banyak.
2. Kecenderungan untuk bertindak otoriter dapat di hindarkan.
3. Keputusan yang di ambil dipertanggung jawabkan oleh para anggota.
4. Ruang lingkup dan arah keputusan di ketahui oleh masyarakat.
Keburukan:
1. Biaya dan waktu untuk mengambil keputusan cukup lama bahkan berteletele.
2. Adanya tirani minoritas dari para anggota.
Sistem MD di kenal atas MD barat dan MD pancasila yang perbedaannya adalah:
a. Dalam MD keputusan di ambil selalu berdasarkan atas jumlah suara terbanyak jika jumlah suara seimbang(S0%: 50%) maka masalah tidak jadi diputuskan.
b. MDP, keputusan di ambil berdasarkan atas musyawarah dan mufakat untuk memperoleh kebulatan suara, jika tidak tercapai di lakukan voting berdasarkan jumlah suara terbanyak.
B. Pendekatan-pendekatan manajemen :
1. Pendekatan berdasarkan kebiasaan (empirial case approach)
Manajernen di pelajari dari sudut sejarahnnya, asal usulnya berdasarkan pengalaman-pengalaman nyata di masa lalu.
2. Pendekatan berdasarkan kelakuan antar individu (interpersonal behavior approach)
Manajemen di pelajari berdasarkan hubungan antar manusia,diakui tingkah laku hubungan manajer dengan bawahan, bawahan dan bawahansebagai manusia.
3. Pendekatan berdasarkan kelakuan kelompok (goup behaviour approach)
Manajemen di pelajari dari psikologi sosial suatu studi pola budaya mengenai susunan tingkah laku kelompok manusia (organizational behaviour) yang di artikan sebagai system, pola hubungan antar manusia di antara kelompok.
4. Pendekatan system kerja sama social (cooperative social system approach)
Manajemen di pelajari dari teori system atau merupakan bagian dari teori system semua manajer bekerja dalam suatu system social, manajer memimpin orang berdasarkan kerja sama manusia, kerja sarna ini timbul sebagai akibat adanya keterbatasan physic, biologi, psychology, dan sociologi.
5. Pendekatan system sosioteknik (socio technological system approach)
Memandang suatu orang sebagai dua system yaitu social system dan technical system yang kedua-duanya perlu ada interaksi yang harmonis. Jadi orang dan manajemen yang efektif tidak hanya tergantung pada interaksi yang baik dari orang-orang tetapi juga pada lingkungan teknis di tempat mereka bekerja,cara bekerja, alat-alat yang di gunakan, ruangan dan keadaan cahaya tempat mereka bekerja.
6. Pendekatan Teori keputusan (decision theori approach)
Merupakan pemilihan secara rasional yang di titik beratkan pada keputusan rasional, logis dan ilmiah. Rational Decision adalah pemilihan di antara beberapa alternative yang merupakan cara tindakan yang berdasarkan keputusan yang di ambil secara rasional. Jadi, rational decision harus di dasari oleh alternative-alternatif kegiatan yang di evaluasi, baru kemudian di pilih.
7. Pendekatan pusat komunikasi (communication center)
Menekankan pentingnya peranan komunikasi bagi manajer.
8. Pendekatan matematis (mathematical approach)
Melihat manajemen sebagar suatu system proses dalam model-model matematik, pendekatan ini di kenal sebagai operation research./operationalist yang mendasarkan pembahasan pada pendekatan mathematic dan telah menamakan dirinya sebagai manajement scientist. Jadi,dalam pengambilan keputusan selalu dengan bantuan orang yang merupakan penerapan dari metode ilmiah terhadap masalah-masalah manajemen yang di kemukakan secara kuantitatif.
9. Pendekatan Situasional (contingency approach)
Mempelajari manajemen di dasarkan pada sifat situasional (sikon) internal dan eksternal orang pada saat tersebut. Masalah-masalah yang di hadapi di selesaikan dan di atasi berdasarkan situasional (sikon), sehingga pemecahan masalah yang berbeda-beda dilakukan dengan cara yang berbeda-beda pula.
10. Pendekatan sumber daya manusia (human resources/supportiveapproach)
Manajemen di pelajari dengan SDM sebagai dasar kajian/tinjauan. Masalah individu, kelompok kerja, lingkungan kerja, motivasi-motivasi apa yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya.
11. Pendekatan kombinasi (operation approach)
Manajemen di pelajari berdasarkan kombinasi sernua pendekatan diatas(1-10).

More about → SISTEM, PENDEKATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

WEWENANG, TANGGUNG JAWAB DAN PENDELEGASIAN WEWENANG

WEWENANG, TANGGUNG JAWAB DAN PENDELEGASIAN WEWENANG

1. WEWENANG

G. R. Terry

“Authority is the official and legal right to command by others and enforce compliance”.

Artinya:

Wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain, supaya bertindak dn taat kepada pihk yang memiliki wewenang itu.

Louis A Allen

“Authority is the sum of the power and rights entrusted to make possible the performance of the worh delegated.

Artinya:

Wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan.

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Authority is legal or right full power, right to command or to act.

Artinya:

Wewenang adalah kekuasaan yang sah, suatu hak untuk memerintah atau bertindak.

Kesimpulan:

Wewenang (Authority) merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan. Tanpa wewenang orang-orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa-apa. Dalam authority selalu terdapat power and right, tetapi dalam power belum tentu terdapat authority and right.

Kenapa Authority sangat penting bagi seseorang?

1. Authority merupakan dasar hokum bagi seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan atau tugas-tugasnya.

2. Authority selalu akan menciptakan power, right, dan responsibility.

3. Authority menyebabkan perintah-perintah manajer dipatuhi dan ditaati.

4. Authority menyebabkan tolok ukur kedudukan, sifat pekerjaan, dan tanggung jawab seorang karyawan dalam perusahaan.

5. Authority menjadi batas apa yang boleh dikerjakan dan apa yang tidak boleh dikerjakan seseorang.

6. Authority merupakan kunci pekerjaan material.

Jenis-jenis Authority:

1. Line Authority (Wewenang garis)

2. Staff Authority (wewenang staf)

3. Functional Authority (wewenang fungsional)

4. Personality Authority (wewenang wibawa)

Sumber-sumber Authority:

1. Formal Authority Theory (Institutional approach = teori wewenang formal)

2. Acceptance Authority theory (teori penerimaan wewenang)

3. Authority of the stuation artinya wewenang diperoleh seseorang karena situasi.

4. Position Authority artinya wewenang karena posisi (jabatan) dalam organisasi.

5. Technical Authority (wewenang teknis) artinya wewenang diperoleh seseorang karena keahlian khusus sebagai akibat dari pengalaman, popularitas, kemampuan mengambil keputusan yang jitu.

6. Yuridis Authority (wewenang hokum) artinya wewenang itu diperoleh seseorang karena hokum atau undang-undang.

Batas-batas Authority (Limits of Authority)

1. Kemampuan jasmaniah (fisik)

2. Alamiah

3. Teknologi

4. Pembatasan ekonomi

5. Partnership agreement

6. Lembaga

7. Pembatasan hukum

 TANGGUNG JAWAB (RESPONSIBILITY)

• Tanggung jawab adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya.

• Tanggung jawab tercipta karena adanya penerimaan wewenang.

• Tanggung jawab harus sama dengan wewenang yang dimiliki.

• Responsibility tidak dapat dilimpahkan kepada orang/pihak lain. Authority diterima maka responsibilitynya pun harus juga diterima.

 PENDELEGSIAN WEWENANG

Ralph C Davis

Delegation of Authority is merely the phase of the process in wich Authorityof assigned function is released to position to be exercise by their incumbent.

Artinya;

Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggungjawaban.

Malayu S.P. Hasibuan

Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator.

Kenapa pendelegasian wewenang merupakan hal yang sangat penting dalan organisasi?

1. manajemen baru dikatakan ada jika ada pembagian wewenang dan pembagian pekerjaan.

2. Adanya keterbatasan

3. Supaya sebagian tugas dan pekerjaan manajer dapat dikerjakan oleh para bawahannya.

4. Merupakan kunci dinamika organisasi

5. Menciptakan adanya ikatan, hubungan formal, dan kerjasama antara atasan dan bawahan.

6. Memperluas ruang dan gerak waktu seorang manajer.

7. Membuktian adanya pimpinan dan bawahan dalam organisasi.

8. Tanpa pendelegasian wewenang berarti tidak ada atasan dan bawahan dalam organisasi.

Asas pendelegasian wewenang:

1. Asas kepercayaan

2. Asas delegasi atau hasil yang diharapkan

3. Asas penentuan fungsi atau asas kejelasan tugas

4. Asas rantai berkala

5. Asas tingkat wewenang

6. Asas kesatuan komando

7. Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

8. Asas pembagian kerja

9. Asas efisiensi

10. Asas kemutlakan tanggung jawab

More about → WEWENANG, TANGGUNG JAWAB DAN PENDELEGASIAN WEWENANG

Sikap, Kepribadian dan Kerjasama Team; Definisi, Pembentukan dan Tipe

1. Sikap

1. Pengertian Sikap

Sikap (attitude) adalah pernyataan evaluatif, baik yang menyenangkan maupun tidak menyenangkan terhadap objek, individu, atau peristiwa, (Stephen dan Timothy, 2008:92). Hal ini mencerminkan tentang perasaan seseorang tentang sesuatu. Ada 3 (tiga) komponen utama dari sikap, antara lain:

1. Kognitif atau evaluasi
Kognitif atau evaluasi adalah segmen opini atau keyakinan dari sikap, yang menentukan tingkatan untuk bagian yang lebih penting dari sebuah sikap.

2. Afektif atau perasaan,
Perasaan adalah segmen emosional atau perasaaan dari sebuah sikap, yang menimbukan hasil akhir perilaku.

3. Perilaku atau tindakan
Perilaku atau tindakan adalah sikap merujuk pada suatu maksud untuk berperilaku dalam cara tertentu terhadap sesuatu atau seseorang.
Menurut Muchlas (2005:151) sikap (attitudes) ialah sesuatu yang kompleks, yang dapat didefinisikan sebagai pernyatan-pernyataan evaluatif, baik yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan, atau penilaian mengenai objek, manusia, atau peristiwa-peristiwa. Sebahagian sikap terbentuk melalui
proses belajar sosial yang diperoleh dari orang lain.

2. Pembentukan Sikap
Proses pembentukan sikap berlangsung secara bertahap, dimulai dari proses belajar. Proses belajar ini dapat terjadi karena pengalaman-pengalaman pribadi seseorang dengan objek tertentu, seperti orang, benda atau peristiwa, dengan cara menghubungkan objek tersebut dengan pengalaman-pengalaman lain dimana seseorang telah memiliki sikap tertentu terhadap pengalaman itu atau melalui proses belajar sosial dengan orang lain. Ada 3 (tiga) komponen pembentukan sikap, antara lain:

1. Pengalaman pribadi
Pengalaman pribadi diperoleh dari pembentukan sikap dengan melakukan kontak langsung dengan objeknya.

2. Asosiasi
Asosiasi merupakan pemindahan sebahagian atau seluruh sikap terhadap objek lama menuju kepada objek baru, dan akan membentuk sikap yang baru.

3. Proses belajar sosial
Sumber pembentukan sikap yang umumnya terjadi dan kuat sifatnya adalah proses belajar sosial. Kerap kali pembentukan sikap terjadi pada objek-objek yang belum pernah dialami secara langsung. Proses belajar sosial tidak hanya mempengaruhi kepercayaan seseorang, tetapi juga mempengaruhi reaksi-reaksi efektif dan kecenderungan perilaku seseorang.

3. Tipe Sikap
Ada 3 (tiga) tipikal sikap seseorang, antara lain: (Ardana, 2009: 22)
1. Kepuasan kerja, seseorang yang mempunyai tingkat kepuasan kerja yang tinggi akan cenderung menunjukkan sikap positif terhadap pekerjaan, demikian sebaliknya.

2. Keterlibatan kerja, sampai sejauh mana seseorang memihak pada pekerjaannya, berpartisipasi aktif didalamnya serta menanggapi kinerjanya sangat penting bagi organisasi.

3. Komitmen pada organisasi, sampai tingkat mana seseorang pegawai memihak pada organisasinya dan bertekad setia didalamnya.

2. Kepribadian

1. Pengertian Kepribadian


Kepribadian sering didefinisikan sebagai gabungan dari semua cara dimana individu bereaksi dan berinteraksi dengan orang-orang lain, atau kadang- kadang didefenisikan sebagai organisasi internal dari proses psikologis dan kecenderungan perilaku seseorang, (Muchlas, 2005: 84). Jadi kepribadian merupakan perangkat gambaran diri yang berintegrasi dan merupakan perangkat total dari kekuatan intrapsikis, yang membuat seseorang menjadi unik dengan perilaku yang spesifik.

Menururt Stephen dan Timothy, (2008:127), kepribadan juga merupakan organisasi yang dinamis dalam sistem psikofisiologis individu yang menentukan caranya untuk menyesuaikan diri secara unik terhadap lingkungan, atau dengan kata lain kepribadian merupakan keseluruhan cara dimana seseorang individu berekasi dan berinteraksi dengan individu lain.

2. Faktor-faktor Penentu Kepribadian

Kepribadian seseorang dihasilkan oleh faktor keturunan, lingkungan dan kondisi situasional (Stephen dan Timothy, 2008:127), antara lain:

1). Faktor Keturunan
Faktor keturunan ditransimisikan melalui ”gen”, yang berada dalam kromosom, yang menentukan keseimbangan hormon, bentuk fisik, dan menentukan atau membentuk kepribadian. Kepribadian tidak seluruhnya dipengaruhi oleh faktor keturunan, faktor lingkungan juga dapat mempengaruhi bentuk kepribadian seseorang.

2). Faktor Lingkungan
Faktor lingkungan yang dapat memberikan tekanan kepada kepribadian seseorang adalah kultur masyarakat dimana seseorang dibesarkan, norma-norma keluarga, teman-teman dan kelompok sosial, serta pengaruh-pengaruh lain yang kita alami. Kultur akan membentuk norma, sikap, dan nilai-nilai yang diwariskan dari satu generasi ke genarasi berikutnya yang terus menerus berlangsung secara konsisten.

3). Kondisi Situasional
Kondisi situsional dapat mempengaruhi efek dari faktor-faktor keturunan dan lingkungan terhadapa kepribadian. Kepribadian seseorang meskipun relatif stabil dan konsisten, namun dapat berubah pada situasi-situasi yang berbeda. Tuntutan yang berbeda pada situasi yang berbeda dapat menimbulkan reaksi dan aspek yang berbeda pada kepribadian seseorang. Oleh karena itu, sebaiknya tidak melihat corak kepribadian secara terisolasi, tetapi juga mengetahui bahwa situasi-situasi tertentu lebih relevan dari situasi-situasi lain dalam mempengaruhi kepribadian sehingga dapat dilihat adanya perbedaan-perbedaan individual yang signifikan.

3. Sifat-sifat Kepribadian
Sifat-sifat kepribadian (personality traits) adalah karateristik yang sering muncul dan mendeskripsikan perilaku seorang individu. Ada 5 (lima) faktor yang mempengaruhi kepribadian seseorang atau Big Five Model, antara lain: (Stephen dan Timothy, 2008:131)

1). Ekstraversi (extraversion)
Dimensi ini mengungkapkan tingkat kenyamanan seseorang dalam berhubungan dengan individu lain. Individu yang memiliki sifat ekstraversi cenderung suka hidup berkelompok, tegas, dan mudah bersosialisasi. Sebaliknya individu yang memiliki sifat introver cenderung suka menyendiri, penakut, dan pendiam.

2). Mudah akur atau mudah bersepakat (agreeableness)
Dimensi ini merujuk pada kecenderungan individu untuk patuh terhadap individu lainnya. Individu yang sangat mudah bersepakat adalah individu yang senang bekerjasama, hangat, dan penuh kepercayaan. Sementara itu, individu yang tidak mudah bersepakat cenderung bersikap dingin, tidak ramah, dan suka menantang.

3). Sifat berhati-hati (conscientiousness)
Dimensi ini merupakan ukuran kepercayaan. Individu yang sangat berhati-hati adalah individu yang bertanggung jawab, teratur, dapat dihandalkan, dan gigih. Sebaliknya, individu dengan sifat berhati-hati yang rendah cenderung mudah bingung, tidak teratur, dan tidak bisa diandalkan.

4). Stabilitas emosi (emotonal stability)
Dimensi kepribadian yang menggolongkan seseorang sebagai orang yang tenang, percaya diri, memiliki pendirian yang teguh (positif). Dimensi ini menilai kemampuan seseorang untuk menahan stress. Sementara itu, individu dengan stabilitas emosi yang negatif cenderung mudah gugup, khawatir, depresi, dan tidak memiliki pendirian yang teguh.

5). Terbuka terhadap hal-hal baru (openness to experience)
Dimensi ini merupakan dimensi terakhir yang mengelompokkan individu berdasarkan lingkup minat dan keterikatannya terhadap hal-hal baru. Individu yang sangat terbuka cenderung kreatif, ingin tahu, dan sensititf terhadap hal-hal yang bersifat seni. Sebaliknya mereka yang tidak terbuka cenderung memiliki sifat konvensional dan merasa nyaman dengan hal-hal yang telah ada.

3. Kerjasama Tim

1. Pengertian Kerjasama Tim
Kerjasama Tim atau Tim kerja adalah kelompok yang usaha-usaha individualnya menghasilkan kinerja lebih tinggi daripada jumlah masukan individual (Stephen dan Timothy, 2008:406). Tim kerja menghasilkan sinergi positif melalui usaha yang terkoordinasi. Hal ini memiliki pengertian bahwa kinerja yang dicapai oleh sebuah tim lebih baik daripada kinerja perindividu disuatu organsasi ataupun suatu perusahaan.
Sementara menurut Allen (2004:21) pekerja tim atau tim kerja adalah orang yang sportif, sensitif dan senang bergaul, serta mampu mengenali aliran emosi yang terpendam dalam tim dengan sangat jelas. Tim kerja menghasilkan sinergi positif melalui usaha yang terkoordinasi. Usaha-usaha individual mereka menghasilkan satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan individual. Penggunaan tim secara ekstensif menghasilkan potensi bagi sebuah organisasi untuk membuahkan banyak hasil yang lebih besar tanpa peningkatan masukan. Kinerja tim akan lebih unggul daripada kinerja individu jika tugas yang harus dilakukan menuntut ketrampilan ganda.
Sebuah tim (team) adalah sebuah unit yang terdiri dari 2 (dua) orang atau lebih yang berinteraksi dan mengkoordinasikan pekerjaan mereka untuk menyelesaikan sebuah tugas yang spesifik (Daft, 2003:171).

2. Jenis – jenis Kerjasama Tim

Jenis –jenis kerjasama tim terdiri dari 6 (enam) bagian, antara lain: (Daft,

2003:171)

1.) Tim Formal
Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi sebagai bagian dari struktur organisasi formal.

2.) Tim Vertikal
Tim vertikal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari seorang manajer dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando organisasi formal

3.) Tim Horizontal
Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa karyawan dari tingkat hirarki yang hampir sama tapi berasal dari area keahlian yang berbeda.

4.) Tim dengan Tugas Khusus
Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang dibentuk diluar organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan atau kreativitas khusus.

5.) Tim Mandiri
Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari 5 hingga 20 orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap, dan pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih.

6.) Tim Pemecahan Masalah
Tim pemecahan masalah adalah biasanya terdiri dari 5 hingga 12 karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja.

More about → Sikap, Kepribadian dan Kerjasama Team; Definisi, Pembentukan dan Tipe

Teori Pengorganisasian dalam Fungsi Manajemen

PENGORGANISASIAN
Adalah merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

FUNGSINYA PENGORGANISASIAN :
1. Mengatur orang - orang.
2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan
3. Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas )
4. Menempatkan orang – orang dalam departemen.
5. Menetapkan batasan – batasan wewenang

TINDAKAN PIMPINANAN :
1. Merencanakan struktur organisasi.
2. Mengadakan departementasi kegiatan dalam perusahan.
3. Mengadakan pendelegasian wewenang agar dapat melaksanakan tugas yang dibebankan.

ORGANISASI :
•Merupakan hal yang statis yang menggambarkan pola – pola, skema, bagan yang menunjukan garis – garis perintah, dan hubungan yang ada.
•Suatu system kerjasama yang terkoordinasi antara manusia dalam mencapai tujuan bersama.
•Struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja dari orang – orang dalam mencapai tujuan bersama.

HUBUNGAN PENGORGANISASIAN DENGAN ORGANISASI:
Adalah bahwa hasil dari pengorganisasian adalah organisasi yang merupakan sebagai alat, tempat / wadah manajer untuk melakukan kegiatan – kegiatan dalam mencapai tujuan bersama.

2 BAGIAN DASAR DALAM ORGANISASI :
1. Bagian – bagian / departeman / divisi
2. Hubungan – hubungan :
a. Hubungan garis
b. Hubungan fungsional
c. Hubungan staff
d. Hubungan koordinasi

BEBERAPA KONSEP PENGERTIAN PENGORGANISASIAN
1.GR.TERRY
Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan – hubungan kelakuan yang efektif antara orang – orang, sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien, dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas –tugas tertentu dalam kondisi likungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

2.KOONTZ & DONNELL
Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan golongan kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk tujuan – tujuan perusahaan, pengelompokan kegiatan tersebut kedalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer serta melimpahkan wewenang untuk melaksanakannya.

3.SP HASIBUAN
Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam – macam aktifitas yang diperelukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang – orang pada setiap aktifitas, menyediakan alat – alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas tersebut.

ASPEK PENTING YANG DAPAT DIRUMUSKAN DARI KONSEP TERSEBUT :
1.

Adanya kelompok orang yang bekerjasama.
2. Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai.
3. adanya pekerjaan yang akan dikerjakan.
4. Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan.
5. Adanya wewenang dan tanggungjawab.
6. adanya pendelegasian wewenang.
7. Adanya hubungan kerjasama satu sama lain.
8. Adanya penempatan orang – orang yang akan melakukan pekerjaan.
9. Adanya tata tertib yang harus ditaati.

UNSUR – UNSUR PENGORGANISASIAN.
1. Sebagai wadah / tempat untuk bekerjasama.
2. Proses kerjasamauntuk mencapai tujuan.
3. Tugas dan kedudukan masing – masing sangat jelas.
4. adanya tujuan tertentu.

PROSES PENGORGANISASIAN
1. Penentuan sasaran yang ingin dicapai.
2. penentuan jenis kegiatan – kegiatan.
3. Pengelompokan kegiatan – kegiatan.
4. Pendelegasian wewenang.
5. Menentukan jumlah personal pada setiap departemen.
6. Uraian tugas ( job discreption )
7. Menentukan tipe organisasi ( garis, fungsional )
8. Membuat bagan organisasi.

MANFAAT PENGORGANISASIAN
Adalah untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab dengan jelas, hubungan / koordinasi antar departemen, wewenang, jumlah personal yang diperlukan, kualifikasi personal dll.

JENIS – JENIS ORGANISASI
1. Berdasarkan proses pembentukannya:
a. Organisasi formal
b. Organisasi Informal.

2. berdasarkan skala ( ukuran ):
a. Organisasi kecil
b. Organisasi menengah
c. Organisasi besar

3. Berdasarkan saluran wewenangnya :
a. Organisasi garis / lini ( oleh Hennry Fayol )
Adalah tipe organisasi yang tua dan sederhana dimana tugas – tugas perencanaan, komando, dan pengawasan berada disatu tangan dan garis kewenangan langsung dari pimpinan kepada bawahan. Sering digunakan dalam organisasi kecil dan disebut juga organisasi militer.

CIRINYA :
1. Tujuan organisasi masih sederhana.
2. Organisasi kecil
3. Jumlah karyawan sedikit.
4. Pimpinan dan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan langsung melalui garis wewenang.
5. Pucuk pimpinan adalah biasanya pemilik perusahaan.
6. Pucuk pimpinan sebagai sumber kekuasaan.
7. Tingkat specialisasi rendah.

KEBAIKAN :
1. Kesatuan pimpinan terjamin ( satu tangan )
2. Disiplin kerja karyawan tinggi.
3. Koordinasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
4. Proses mengambil keputusan dan instruksi berjalan cepat
5. garis pimpinan tegas. Tidak terjadi ketimpang siuran sebab pimpinan dapat langsung berhubungan dengan bawahan.
6. Solidaritas karyawan tinggi sebab saling mengenal.
7. Pengendalian bawahan sangat ketat.

KEBURUKAN:
1. Tujuan pribadi pimpinan sering masuk ke tujuan organisasi.
2. Pimpinan sering seperi militer ( otoriter )
3. Karyawan sulit berkembang karena segala sesuatu ada pada pucuk pimpinan.
4. Organisasi tergantung pada satu orang ( pemimpin )

More about → Teori Pengorganisasian dalam Fungsi Manajemen

Knowledge Management ; Definisi Knowledge Management, Jenis Penerapan dan Elemen Pokok Knowledge Management

Definisi Knowledge Management
Menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brinnt Institute menyatakan bahwa “knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition and experience”. Yang artinya pengetahuan adalah potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi dan pengalaman.

Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.” Knowledge Management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “Knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.

Probst (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.

Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.

Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.

Barclay dan Murray (2002, p. 1) mendefinisikan knowledge management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:
1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan.

Jenis Penerapan Knowledge Management
Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge adalah tacit versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge yang berbeda.

1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).

1.1. Personal Knowledge
Menurut Berkeley (1957, p. 23) pengetahuan manusia bermula pada saat orang mendapatkan ide dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan sistem kerja pikiran atau dengan kata lain ide dibentuk dengan bantuan dari memori dan imajinasi yang menambah, membagi, mengungkapkan perasaan sebenarnya.
Selanjutnya menurut Bahm (1995, p. 199) penelitian pada sifat dasar pengetahuan seketika mempertemukan perbedaan antara knower dan known, atau seringkali diartikan dalam istilah subject dan object, atau ingredient subjective dan objective dalam pengalaman. Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi experience yang diambil dari kamus bahasa Inggris adalah the process of gaining knowledge or skill over a period of time through seeing and doing things rather than through studying. Yang artinya proses memperoleh pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal daripada dengan belajar.
Davenport dan Prusak dalam Martin (2010, p. 2) mendefinisikan personal knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information.” Secara garis besar, berarti gabungan dari pengalaman, nilai – nilai, informasi kontekstual, dan wawasan luas yang menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman – pengalaman dan
informasi yang baru.
Menurut Martin (2010), personal knowledge didapat dari instruksi formal dan informal. Personal knowledge juga termasuk ingatan, story-telling, hubungan pribadi, buku yang telah dibaca atau ditulis, catatan, dokumen, foto, intuisi, pengalaman, dan segala sesuatu yang dipelajari, mulai dari pekarangan hingga pengembangan nuklir.

2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.


2.1 Job Procedure
Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty or function, dan procedure adalah a formal or official order or way of doing things. Jadi pengertian job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure.
Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.
Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah:
1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah:
1. Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut.
2. Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru.
3. Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
4. Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.

2.2 Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat- alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal

Elemen Pokok Knowledge
1. People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2. Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
3. Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

More about → Knowledge Management ; Definisi Knowledge Management, Jenis Penerapan dan Elemen Pokok Knowledge Management

Desain Organisasi ; Dimensi dan Bentuk Desain Organisasi

1. Dimensi Desain Organisasi

Menurut Richard L. Daft (Daft, 1998, p.15), dimensi desain organisasi terdiri dari 2 tipe yaitu :


A. Dimensi Struktural
yaitu dimensi yang menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dan menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Dimensi struktural terdiri dari :

1. Formalisasi.
“Formalization refers to the extent to which rules, policies, procedures, formal training, norms, and traditions standarize behavior in an organization.” (Bedelan & Zammuto, 1991, 129). yang berarti formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan tersebut mempunyai tingkat keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan. Ada 3 macam jenis formalisasi, yaitu :

a. Formalisasi berdasarkan pekerjaan
Dalam hal ini, organisasi menyatukan spesifikasi perilaku kerja dengan pekerjaan itu sendiri, dan biasanya hal ini di dokumentasikan pada deskripsi kerja yang formal. Pelaku pekerjaan atau pemegang jabatan akan diberitahu langkah apa yang harus dilakukan dalam melakukan suatu pekerjaan, dalam urutan yang bagaimana, kapan dan di mana.

b. Formalisasi berdasarkan aliran pekerjaan
Selain menghubungkan spesifikasi perilaku kerja dengan pekerjaan itu sendiri, organisasi juga dapat menyatukan spesifikasi tersebut dengan pekerjaan itu sendiri. Contoh : Seorang operator mesin percetakan menerima daftar instruksi untuk tiap-tiap
pencetakan.

c. Formalisasi berdasarkan peraturan
Formalisasi yang terakhir ini membangun suatu peraturan untuk semua situasi, semua pekerjaan, aliran kerja, semua karyawan. Peraturan ini juga mencakup siapa yang dapat dan tidak dapat melakukan sesuatu pekerjaan, kapan, di mana, dan dengan seijin
siapa.

2. Spesialisasi
“Specialization is the degree to which organizational tasks are subdivided into separate jobs.” (Daft, 1998, p.16). Hakikat spesialisasi adalah bahwa, daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada dasarnya, individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan. Suatu spesialisasi kerja dikatakan bersifat ekstensif apabila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas-tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Suatu spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas-tugas yang mempunyai batasan yang luas.
Kadang-kadang spesialisasi disebut juga sebagai “division of labor”. Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu :

a. Spesialisasi horizontal
Spesialisasi horizontal ini menunjuk pada ruang lingkup suatu pekerjaan, atau pada tingkat mana seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan yang lengkap. Semakin kecil bagian suatu karyawan terhadap suatu pekerjaan secara keseluruhan, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut.

b. Spesialisasi vertikal

Spesialisasi vertikal menunjuk pada tingkat kontrol yang dimiliki oleh seorang karyawan terhadap suatu pekerjaan. Semakinbanyak keputusan yang dibuat oleh seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan untuk melakukan tugas tersebut diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, semakin rendah
tingkat spesialisasi vertikalnya.

3. Standarisasi
Any procedure that occurs regularly, is legitimized by the organization, has rules that cover circumstances dan applies invariably.(Jackson & Morgan, 1978, 92)
Standarisasi menunjuk pada prosedur yang di desain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi adanya koordinasi.

4. Hierarki Otoritas.
Authority refers to the rights inherent in a managerial position to give orders and expect the orders to be obeyed.” (Robbins, 2003,429)
Otoritas merupakan bentuk dari kekuasaan yang ada pada suatu posisi atau kantor. Ketika hak untuk mengatur bawahan termasuk dalam otoritas seseorang, maka otoritas tersebut memberikan hak untuk membatasi pilihan dan perbuatan yang dilakukan oleh bawahan. Bawahan diharapkan mematuhi perintah dari atasan. Meskipun jenis kekuasaan ini mempunyai batasan-batasan, namun otoritas memberikan kebebasan beberapa anggota organisasi untuk membuat kebijaksanaan dan bertindak, dibandingkan anggota organisasi lainnya.
Hierarki otoritas menggambarkan siapa melapor pada siapa dan bagaimana kontrol dari seorang manajer. Hierarki berhubungan dengan “span of control”, yaitu jumlah karyawan yang melapor pada seorang supervisor.
Ketika span of control ini sempit, hierarki otoritasnya cenderung tinggi, ketika span of control ini lebar, hierarki otoritasnya akan lebih pendek.

5. Kompleksitas
Kompleksitas menunjuk pada jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Kompleksitas bisa diukur melalui 3 ( tiga ) diferensiasi yaitu vertikal, horizontal dan spatial.

a. Diferensiasi vertikal. Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks. Hal ini dikarenakan ada potensi yang lebih besar untuk komunikasi yang terputus dan semakin
sulit untuk mengkoordinasikan keputusan antar manajer. Selain itu juga lebih sulit bagi manajemen puncak untuk mengamati dari dekat kegiatan yang dilakukan oleh pihak operasional.

b. Diferensiasi horizontal adalah jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horizontal pada organisasi tersebut. Orientasi yang berbeda-beda ini menyebabkan adanya kesulitan yang lebih besar bagi para anggota organisasi untuk berkomunikasi dan lebih menyulitkan bagi manajemen untuk mengkoordinasikan aktivitas mereka.

c. Diferensiasi spatial adalah jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Dengan meningkatnya diferensiasi spatial ini maka semakin tinggi pula kompleksitasnya.

6. Sentralisasi
Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsep itu hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak inheren dalam posisi seseorang. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi lebih terdesentralisasi. Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi. Pada perusahaan yang terdesentralisasi, tindakan dapat lebih cepat dilakukan ketika hendak memecahkan suatu permasalahan, lebih banyak orang yang memberikan masukan pada suatu keputusan, dan karyawan tidak akan terlalu merasa berbeda dengan orang-orang yang membuat keputusan yang mempengaruhi kehidupan kerja mereka.

7. Profesionalisme
Profesionalisme adalah level dari pendidikan formal dan training yang harus dimiliki dan diikuti oleh karyawan. Profesionalisme dianggap tinggi apabila karyawan harus mengikuti training dalam jangka waktu yang lama untuk memegang suatu pekerjaan atau jabatan pada perusahaan.

8. Personnel ratio.
Personel ratio menunjuk pada jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu.

B. Dimensi Kontektual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan membentuk suatu dimensi struktural organisasi. Terdiri dari :

1. Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut. Organisasi dapat diukur sebagai suatu keseluruhan atau melalui komponen-komponen yang spesifik, misalnya melalui divisi yang ada. Namun biasanya organisasi diukur melalui jumlah karyawan, sebab organisasi merupakan suatu sistem sosial.

2. Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

3. Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial. Elemen lingkungan yang paling sering berdampak pada suatu organisasi biasanya adalah organisasi yang lain.

2. Bentuk Desain Organisasi

Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang  dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control  yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins, 2003,136). Bentuk desain organisasi terdiri dari :

1. Organic
Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

2. Mostly Organic
Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

3. Mechanistic
moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu : adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.

4. Mostly Mechanistic
Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu : adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.

More about → Desain Organisasi ; Dimensi dan Bentuk Desain Organisasi

Faktor Budaya Dalam Organisasi dan Manajemen di Indonesia

Astrid S. Susanto (dalam Marbun, 1980 : 70-72), menyatakan dalam kehidupan organisasi di Indonesia, instansi masih dilihat sebagai lanjutan kehidupan solidaritas organisasinya, sehingga terbentuklah suasana organisasi (organization climate) dan budaya organisasi (organization culture) khas Indonesia yang sedikit banyak masih ditandai oleh sifat budaya tradisional seperti solider organik, hierarkis, rukun dan musyawarah. Hal ini bisa dilihat pada suasana santai, akrab dan suasana seperti di rumah, yang dibawa ke tempat kerja. Kebiasaan ngobrol (istilah jaman sekarangnya disebut ngerumpi) dan bekerja yang santai waktu jam kerja menunjukkan adanya nilai keakraban sosial yang masih dianggap lebih penting daripada sikap lugas (zakelijk) waktu kerja. Bila memungkinkan, semua suka-duka (terutama duka) kehidupan pribadi diharapkan akan dapat dipecahkan oleh atasan.
Namun demikian, menurut Danandjaja (1986 : 85) gambaran seperti itu tidak lagi merupakan gambaran yang lengkap. Wong cilik termasuk karyawan pada level bawah, sudah mulai merasuk dalam tata nilai manusia Indonesia. Dampaknya tidak hanya para profesional dan manajer muda yang tumbuh pragmatis dan akusentris, akan tetapi telah tumbuh pula “manajer yang autokratik dan berpikir jangka pendek”.
Danandjaja dalam penelitiannya menemukan bahwa manajer Indonesia lebih mementingkan keuntungan jangka pendek; walaupun mengerti manfaatnya, tidak menganggap realistik investasi jangka panjang; meskipun berakibat di bebas tugaskannya sekelompok karyawan, cenderung menjual saja salah satu pabrik lama, demi pengadaan dana untuk membangun pabrik bari; membatasi penyediaan dana untuk program latihan hanya pada mereka yang memang masih dapat dikembangkan lebih lanjut; dan hanya mau mengeluarkan dana terbatas, nila perlu sekecil mungkin untuk fasilitas di tempat kerja seperti kafetaria dan kamar kecil. Manajer seperti tersebut di atas, kata Danandjaja (1986 : 104) lebih suka pada suasana yang menyenangkan, lebih suka orang yang sangat populer tapi kurang kreatif daripada yang kreatif tetapi kurang populer, tidak suka konflik walaupun itu berarti kemajuan, dan lebih memberikan wewenang pada anak buah yang hanya terbatas pada pelaksanaan tugas.
Hal hampir senada dikemukakan pula oleh Budi Paramita (1992 : 10) yang mengatakan gaya manajerial di Indonesia bersifat antara lain, paternalistik dan otokritik. Suatu jenis pengendalian yang bersifat langsung dan pribadi dengan wewenang dipusatkan pada pucuk pimpinan. Ini sesuai dengan dalih yang muncul dari gambaran di atas, yang menunjukkan bahwa suatu pengendalian hierarkis yang ketat dalam suatu organisasi merupakan cara paling efektif dalam masyarakat yang bersifat otoriter.
Berikut ini adalah Profil Manajer Indonesia menurut hasil temuan Danandjaja (1986:150) :
1. Bagi para Manajer, perusahaan adalah wujud lain dari pemilik, yang patut dihormati dan dituruti segala kehendaknya dengan taat. Ucapan “terserah bagaimana maunya perusahaan”! sangat mudah diucapkan oleh Manajer di Indonesia, terutama kalau sedang frustasi. Karena tidak ada ikatan lain kecuali sebagai wadah tempat ia memperoleh kesempatan kerja, jaminan dan keamanan, maka para Manajer tersebut akan cenderung untuk keluar dari perusahaannya begitu saja kalau hal-hal tersebut tidak dipenuhi.

2. Bagi para Manajer, pemilik adalah orang yang sampai batas tertentu dapat memberikan kesempatan memperoleh apa yang dibutuhkannya. Sesuai dengan orientasi vertikalnya, para Manajer akan menghormati pemilik, dan malah sering menganggapnya sebagai orang tua yang mempunyai kewajiban dan tanggung jawab moral untuk memelihara anak buah dan menjamin keberhasilannya.
Profil Manajer seperti tersebut di atas, sejalan dengan temuan Astrid S. Susanto (dalam Marbun, 1980 :73-74) bahwa pegawai, dalam hal ini Manajer profesional mengharapkan adanya solidaritas organik di dalam perusahaannya yang diidentikkan dengan pemilik. Harapan tersebut sedemikian besarnya sehingga ia akan merasa sangat kecewa dan sering merasa sakit hati bila apa yang diharapkan dari pemilik tidak terpenuhi. Sejauh pemilik perusahaan dapat memuaskan kebutuhankebutuhannya, ia akan bekerja dengan setia. Akan tetapi bila kepuasan itu tidak lagi dapat dicapai, maka ia akan pergi. Hal ini sering tidak dapat dimengerti oleh pemilik, yang kebanyakan masih menganggap bahwa bawahannya yang diberi pekerjaan dan upah itu, dianggap bahwa bawahannya yang diberi pekerjaan dan upah itu, harus tahu diri dan tidak menghianatinya (Danandjaja,1986 : 151).
Danandjaja juga mengemukakan bahwa kecuali jika rekan kerja Manajer adalah sahabat karib yang mempunyai hubungan lebih daripada sekedar rekan kerja biasa, tidak ada piiran dibenaknya bahwa sesama rekan kerja adalah orang-orang yang berbagi nasib dan hari depan, yang ikut menentukan dan menanggung hidup perusahaan dan kebahagiaan hidup semuanya.
Dikatakannya bahwa hal tersebut pertanda bahwa nilai-nilai seperti gotongroyong dan sebagainya tidak lagi diikuti : sistem nilai yang berperan pada para Manajer lebih menunjukkan individualisme dan konsentrasi pada keberhasilan pribadi. Hal tersebut tampaknya benar. Namun masih benar juga bahwa para Manajer merasa sangat kecewa, malah sakit hati, jika apa yang dilihatnya sebagai kewajiban dan tanggung jawab moral atasan/pemilik untuk memelihara anak buah dan menjamin keberhasilannya tidak terwujud, dan bahwa atasan/pemilik merasa dikhianati jika bawahan keluar dari perusahaan. Perasaan-perasaan demikian justru menunjukkan bahwa orang secara emosional masih terikat pada hal tersebut, dan oleh karena itu masih tetap menginginkan terwujudnya solidaritas organik.
Charles hendy (dalam Budi Paramita, 1992 : 11) mengemukakan adanya 4 macam budaya organisasi, yakni budaya organisasi berdasarkan kekuasaan, peran, tugas dan orang. Gambaran singkat masing-masing jenis budaya organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Budaya Berdasarkan Kekuasaan
Budaya yang seperti ini paling banyak terdapat di Indonesia. Strukturnya bisa digambarkan seperti jaring laba-labanya berada di pusat. Pusat kekuasaan tidak harus selalu merupakan seseorang individu sebagai penguasa tunggal, melainkan dapat juga terdiri dari sekelompok kecil manusia yang memegang kekuasaan organisasi. Pada umumnya organisasi seperti ini merupakan suatu organisasi politis, mengingat keputusan organisasi lebih merupakan hasil imbangan kekuatan yang ada daripada atas dasar prosedur atau tindakan yang wajar dan masuk akal. Kekuatan organisasi semacam ini terletak pada kecepatan pada tindakan dan lebih tanggap dalam menghadapi ancaman dan perubahanperubahan.
Bagi karyawan yang berorientasi politis, senang berkuasa, suka mengambil atau mencari resiko dan kurang mementingkan keamanan, organisasi semacam ini merupakan lingkungan kerja yang paling menawan hati. Pengendalian kekuatan dan arah kegiatan dilakukan atas dasar pengendalian dana dan sumber dana.
2. Budaya Atas Dasar Peran
Budaya peran sebetulnya adalah budaya birokrasi. Menurut Weber (dalam Gerth dan Wright, 1958 : Bab 8), organisasi yang berdasarkan birokrasi yang benar umumnya lebih sempurna dibandingkan organisasi bentuk lain, dikarenakan memiliki ketepatan da kecepatan bertindak serta mengurangi biaya bahan maupun biaya pegawai. Sebagian dari penalarannya mengenai efektivitas birokrasi adalah disiplin yang superior dan adanya pengendalian atas tingkat peran. Semua pekerjaan dilakukan secara teratur, sistematis dan rutin.
Organisasi peran sangat efisien dan efektif dalam lingkungan yang stabil, atau bilamana lingkungannya dapat dikendalikan dengan jalan monopoli misalnya. Organisasi jenis ini khususnya berguna bagi organisasi yang lebih memerlukan skala ekonomi besar dibandingkan fleksibilitas, atau dalam hal keahlian teknis dan spesialisasi yang mendalam lebih penting daripada pengembangan dan biaya produksi. Kelemahannya adalah kurangnya kepakaan terhadap perubahan lingkungan dan lambatnya melakukan penyesuaian yang diperlukan. Bagi karyawan yang menyukai kepastian, dan jaminan hidup bekerja dalam organisasi, peran memberikan ketenangan besar. Sebaliknya bagi mereka yang ingin mengendalikan pekerjaannya sendiri atau menginginkan kekuasaan, organisasi semacam ini sangat mengecewakan baginya.
3. Budaya Atas Dasar Tugas
Budaya ini berusaha mengumpulkan sumber daya manusia yang tepat untuk dapat melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya sebab orientasinya terhadap penyelesaian pekerjaan/tugas. Organisasinya dapat digambarkan sebagai suatu matriks antar fungsi atau keahlian dengan pekerjaan. Pengaruhnya bersumber pada kekuatan keahlian dan bukan pada kedudukan atau atas dasar kekuatan pribadi seseorang. Budaya atas dasar tugas ini merupakan budaya tim atau budaya gotong-royong dikarenakan demi keberhasilan tugas harus dapat mengatasi konflik yang dapat timbul disebabkan perbedaan kepentingan pribadi, perbedaan status dan cara kerja.
Ada keunggulan positif budaya ini, yaitu peka atau lentur terhadap perubahan lingkungan, dan sangat berguna bilamana organisasi menghadapi pasar yang sangat bersaing, terutama jika produk yang dihasilkan bersiklus pendek. Namun ada juga segi negatifnya, yaitu pengendaliannya agak sukar dan mudah bergeser menjadi budaya peran atau kuasa. Pengendalian hanya dapat dilakukan oleh pucuk Pimpinan dengan jalan memberi atau tidak memberi tugas/pekerjaan, tambahan dana atau sumber daya manusia.
4. Budaya Berdasar Orangnya
Mengingat organisasi diciptakan biasanya hanya untuk melayani anggotanya, seperti kelompok sosial, pagayuban, dan juga organisasi informal, maka budaya jenis ini didasarkan atas pribadi-pribadi dan umumnya jarang digunakan untuk tujuan ekonomis. Organisasinya praktis, tidak berstruktur dan seolah merupakan sekumpulan manusia saja yang hanya mempunyai tujuan bersama, serta kurang mementingkan tujuan masing-masing. Jenjang kewenangan dan alat pengendalian sukar tumbuh dalam budaya seperti ini, kecuali saling mufakat sebelumnya. Unsur pemersatu yang diperankan oleh seseorang dalam kedudukan lebih tinggi tidaklah ada, kalaupun ada sesuatu kekuasaan, itu hanya bersumber pada pengaruh kepribadian seseorang. Umumnya budaya organisasi seperti ini tidak bersifat langgeng.
Dari paparan tersebut, kelihatannya Charles handy menekankan bahwa pencapaian tugas menurut sifatnya harus didukung oleh kebudayaan yang serasi, dan ini berarti harus sesuai dengan budaya masyarakatnya.
Pendapat ini sama dengan Peter F. Drucker (1977 : 7), yang mengatakan manajemen menyandang fungsi sosial. Manajemen tidak dapat dipisahkan dari masyarakat atau bagian dari masyarakat yang dilayaninya, sehingga tak terlepas dari kaitan budaya yang disandang oleh masyarakat yang dilayaninya. Budaya itu bahkan tampil sebagai terpadu dalam keseluruhan manajemen tersebut. Demikian juga tampaknya senada dengan pendapat Astrid S. Susanto yang menyatakan bawha meskipun diakui bahwa unsur-unsur manajemen bersifat universal secara umum, namun dalam prakteknya saat mengimplementasikan dalam suatu aktivitas, mau tidak mau perilakunya dalam organisasi pasti dipengaruhi oleh budaya yang dianut oleh anggota yang ada di dalamnya. Terlebih lagi dengan bangsa Indonesia yang begitu banyak memiliki suku dengan budanya masing-masing, hingga melahirkan apa yang dikenal dengan Bhineka Tunggal Ika, yang secara langsung maupun tak langsung mempengaruhi organisasi dan manajemen yang ada. (Astrid S. Susanto dalam Marbun, 1980 : 70-71).

Dicopas Dari : MANAJEMEN INDONESIA: PERPADUAN MANAJEMEN BARAT DAN TIMUR SERTA BUDAYA TRADISIONAL
ENDANG SULISTYA RINI, SE. M.Si
Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Universitas Sumatera Utara

Klik Disini Untuk Download Jurnal Lengkapnya

More about → Faktor Budaya Dalam Organisasi dan Manajemen di Indonesia

Teori Pengantar manajemen : Fungsi - Fungsi Manajemen (Beserta Penjelasannya)

Fungsi manajemen terdiri dari lima aktivitas dasar yaitu sebagai berikut (David, 2005):

a) Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja.
Perencanaan terdiri dari semua aktivitas manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan-kegiatannya termasuk meramalkan, menetapkan sasaran, menetapkan strategi, dan mengembangkan kebijakan. Perencanaan sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan strategi dan evaluasi strategi karena kegiatan pengorganisasian, pengarahan, penyusunan staf, dan pengawasan bergantung pada perencanaan yang baik.

Perencanaan ini mempunyai bentuk-bentuk antara lain :
• Sasaran
Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.
• Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan perusahaan adalah hanya memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan bahan-bahan pilihan.
• Strategi
Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan adalah masalah yang perlu diperhatikan dalam strategi ini.
• Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
• Aturan
Aturan yaitu merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
• Program
Program merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran atau budget.

b) Staffing (Penyusunan Staf)
Fungsi penyusunan staf dalam manajemen juga disebut manajemen personalia atau manajemen sumber daya manusia. Di dalamnya terdapat semua aktivitas seperti merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberi imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, dan mengeluarkan karyawan, serta menjaga hubungan dengan serikat buruh. Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam usaha pelaksanaan strategi. Karena itu, manajer sumber daya manusia semakin terlibat lebih aktif dalam proses manajemen strategis. Mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
dalam bidang penyusunan staf merupakan hal yang penting.
• Recruiting : merekrut/menarik tenaga kerja yang memiliki kemampuan hard skills dan soft skills.
• Selecting: memilih karyawan-karyawan yang berkompetensi/profesional.

c) Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai
proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Tujuan dari pengorganisasian dalam manajemen terbagi menjadi tiga aktivitas yang berurutan yaitu: membagi-bagi tugas menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan), menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (departementalisasi), dan mendelegasikan wewenang.
Beberapa keunggulan adanya pengorganisasian yang baik, yaitu:
1. Dapat terjalin pola hubungan yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya, serta antar organiasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawanya, karena disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.

d) Directing (Pengarahan)
Yang dimaksud dengan pengarahan adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi.

e) Controlling (Pengendalian)
Merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan termasuk semua aktivitas yang dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi sesuai dengan yang direncanakan.
Semua manajer dalam suatu organisassi mempunyai tanggung jawab pengawasan, seperti melakukan evaluasi prestasi dan mengambil tindakan yang perlu untuk meminimalkan inefisiensi. Fungsi manajemen sangat penting agar evaluasi strategi dapat dilakukan secara efektif.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menyebabkan fungsi pengendalian harus dilaksanakan agar dampak dari perusahaan-perusahaan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
2. Organisasi menjadi semakin kompleks.
Oleh karena pada umumnya organisasi pada masa sekarang ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Dengan demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjual produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin dapat diperbuat oleh organisasi maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melakukan kesalahan dalam bekerja maka, semakin sederhana manajemen menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan pribadi dan pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.
Empat jenis kontrol (pengendalian), yaitu:
a. Pengendalian Fisik.
Pengendalian fisik adalah pengendalian yang dilakukan dengan cara melihat barang-barang yang dijual, datang ke toko pelanggan (untuk memastikan pelanggan benar-benar ada dan salesman benar-benar menjual atau menawarkan produk perusahaan) ada uang ada barang.
b. Pengendalian Administratif.
Pengendalian administratif adalah pengendalian yang dilakukan dengan cara melakukan pencatatan terhadap produk yang diproduksi, produk yang ada di gudang, produk yang laku dijual, faktur-faktur penjualan (penjualan tunai dan kredit), setoran salesman, piutang-piutang yang akan/sudah jatuh tempo. Hal ini dilakukan antara bagian keuangan, salesman, tenaga bongkar muat (orang gudang), dan supervisor.
c. Pengendalian Elektronik Digital.
Pengendalian elektronik digital adalah pengendalian yang dilakukan dengan menggunakan barang-barang elektronik, seperti: telepon dan kamera digital yang mana untuk memastikan pelanggan itu benar-benar ada (nyata), bukan sekedar karangan salesman sehingga pelanggannya bisa di data (kartu pelanggan).
d. Pengendalian Matriks Fungsional.
Pengendalian matriks fungsional adalah pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya salesman bertanggung jawab pada bagian keuangan untuk memberikan faktur tunai, uang tunai, faktur kredit dan uang tunai hasil pembayaran kredit yang lalu. Sedangkan bagian keuangan bertugas untuk menghitungnya dan memasukkannya pada pembukuan.

More about → Teori Pengantar manajemen : Fungsi - Fungsi Manajemen (Beserta Penjelasannya)

Sistem Pengendalian Manajemen : Definisi dan Bentuk

Definisi Sistem Pengendalian Manajemen :
Menurut Suadi Sistem pengendalian manajemen adalah: sebuah sistem yang terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien." (1999:8-9).
Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 )sistem pengendalian manajemen adalah : nfluence members of the organization to implement the organization. yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi badan usaha untuk mencapai tujuannya.

Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu, pengendalian manajemen (management control) dan pengendalian operasional (operational control). Pengendalian manajemen mengarah pada pengendalian kegiatan secara menyeluruh demi mendapatkan keyakinan bahwa strategi perusahaan telah dijalankan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengendalian operasional hanya menyangkut tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Dalam kaitannya dengan fungsi manajemen, pengendalian manajemen merupakan penerapan semua fungsi manajemen, Dikatakan demikian, karena dalam pelaksanaan pengendalian manajemen meliputi kegiatan perencanaan operasional perusahaan, pengorganisasian kegiatan, koordinasi kegiatan, pengendalian kegiatan dan pembinaan pelaksana kegiatan, Konsep sistem pengendalian manajemen juga diartikan sebagai manajemen secara keseluruhan. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang menyeluruh ke semua aspek kegiatan perusahaan. Dalam proses pengendalian manajemen terdapat beberapa bagian kegiatan yaitu penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran kegiatan, serta pelaporan dan analisis kegiatan. Sedangkan dalam struktur perusahaan terdapat beberapa hal yaitu: struktur organisasi, aliran informasi, pusat pertanggungjawaban dan pelimpahan wewenang, serta tolok ukur prestasi dan motivasi.
Menurut Suadi (1999:10) konsep sistem pengendalian manajemen terkandung pengertian proses pengendalian, dan straktur pengendalian sebagai sistem pengendalian manajemen secara keseluruhan. Struktur diartikan sebagai suatu kerangka sistem yang terdiri dari bagian-bagian yang membentuk sistem itu sendiri. Sedangkan proses di dalam konsep sistem pengendalian manajemen adalah untuk menjelaskan bagaimana bekerjanya masing-masing bagian di dalam sistem tersebut dalam pencapaian tujuannya, dan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang dicapai telah sesuai dengan rencana.
Salah satu elemen struktur pengendalian manajemen seperti yang telah dikemukakan itu adalah pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Suatu pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran.
Sistem pengendalian manajemen terdiri dari Struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manaj emen. Struktur pengendalian manajemen dinyatakan dalam bentuk unit organisasi dan sifat informasi yang ada diantara unit-unit ini. Secara umum sistem pengendalian manajemen akan berpusat pada bermacam-macam jenis pusat pertanggungjawaban. Sedangkan proses pengendalian manajemen meliputi hubungan komunikasi informal dan interaksi antara manajer dengan karyawan.
Hal ini ditegaskan oleh Anthony dan Dearden ( 1989:20 ) sebagai berikut: other managers and between managers and workers. These informal activities take place within a formal planning and control system. Such a formal system includes the following activities : (1) programming, (2)

Menurut Shillinglaw dan McGahran ( 1993:749 ) ada tiga macam bentuk pengendalian yaitu :
1. Personal controls
yaitu pengendalian yang ditekankan pada sikap dan motivasi orang yang terlibat dalam organisasi, misalnya penilaian karyawan dan kultur organisasi. Bentuk pengendalian ini merupakan serangkaian peraturan yang tidak tertulis.
2. Action controls
yaitu pengendalian yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dan tugas yang diberikan kepada karyawan.
3. Result controls
yaitu pengendalian yang ditekankan pada hasil dari pelaksanaan operasi karyawan.

More about → Sistem Pengendalian Manajemen : Definisi dan Bentuk

Sejarah Ilmu Manajemen

Seperti diketahui ilmu manajemen berkembang terus hingga saat ini. Ilmu manajemen memberikan pemahaman kepada kita tentang pendekatan ataupun tata cara penting dalam meneliti, menganalisis dan memecahkan masalah-masalah yang berkaitan dengan manajer.
Oleh karena itu masalah ini berisikan uraian tentang perkembangan (evolusi), teori manajemen dari masa ke masa. Selain memberikan gambaran bagaimana aliran pikiran masa lalu diharapkan tulisan ini dapat memberikan sumbangan terhadap ruang lingkup dan perkembangan ilmu manajemen.
Tulisan ini juga membahas tentang terjadinya perkembangan (evolusi) ilmu manajemen. Dimana dalam ilmu manajemen dikemukakan ada beberapa aliran sebagai dasar pemikiran yang dibagi berdasarkan aliran klasik, aliran hubungan manusiawi dan manajemen modern yang merupakan cikal bakal teori manajemen yang berkembang terus dengan berbagai aliran lainnya. Adapun aliran pemikiran klasik dikenal dengan pendekatan proses dan produksi sedangkan aliran hubungan manusiawi lebih melihat dari sisi bagaimana sumber daya manusia yang berada dalam organisasi. Seseorang manajer hendaklah mempelajari dan memahami secara keseluruhan tentang perkembangan (evolusi) manajemen yang telah rnenghasilkan teori-teori manajemen yang muncul dari berbagai aliran, sehingga manajer dapat menggunakan teori yang paling sesuai untuk menghadapi situasi tertentu.
Dengan demikian bila seorang manajer menghadapi situasi bagaimanapun kompleksnya akan dapat mencari solusi atau membuat keputusan yang baik.

Perkembangan Ilmu Manajemen
Pada perkembangan peradaban rnanusia, ilmu terbagi dalam tiga kelompok besar, yaitu :
1. Ilmu yang mempelajari setia/seluruh gejala, bentuk dan eksistensinya yang erat hubungannya dengan alam beserta isinya dan secara universal mempunyai sifat yang pasti dan sarna serta tidak dipisahkan oleh ruang dan waktu, disebut ilmu eksakta, contoh : fisika, kimia dan biologi.
2. IImu yang mempelajari seluruh gejala rnanusia dan eksistensinya dalam hubungannya pada setiap aspek kehidupan yang terjadi dalam kehidupan masyarakat dinamakan ilmu sosial/non eksakta, misalnya : ekonomi, politik, psikologi, sosiologi, hukum, administrasi dan lain-lain.
3. IImu humaniora, kumpulan pengetahuan yang erat hubungannya dengan seni, misalnya : seni tari, seni lukis, seni sastra, dan seni suara.
IImu manajemen merupakan salah satu disiplin ilmu sosial. Pada tahun 1886 Frederick W. Taylor melakukan suatu percobaan time and motion study dengan teorinya ban berjalan. Dari sini lahirlah konsep teori efisiensi dan efektivitas.

Kemudian Taylor menulis buku berjudul The Principle of Scientific Management (1911) yang merupakan awal dari lahirnya manajemen sebagai ilmu.
Di samping itu ilmu manajemen sebagai ilmu penegtahuan mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas dua orang atau lebih.
2. Adanya kerjasama dari kelompok terse but.
3. Adanya kegiatan Iproses/usaha
4. Adanya tujuan
Selanjutnya ilmu manajemen merupakan kumpulan disiplin ilmu sosial yang mempelajari dan melihat manajemen sebagai fenomena dari masyarakat modem.
Dimana fenomena masyarakat modem itu merupakan gejala sosial yang membawa perubahan terhadap organisasi.
Ada beberapa adalah faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kehidupan suatu organisasi, yaitu :
1. Tekanan pemilik perusahaan
2. Kemajuan teknologi
3. Saingan baru
4. Tuntutan masyarakat
5. Kebijaksanaan pemerintah
6. Pengaruh dunia Internasional
Pada kenyataannya rnanajemen sulit dedifenisikan karena tidak ada defenisi manajemen yang diterima secara universal. Mary Parker Follet mendefenisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Defenisi ini rnengandung arti bahwa para manajer untuk mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin dilakukan.
Manajemen memang bisa berarti seperti itu, tetapi bisa juga mempunyai pengertian lebih dari pada itu. Sehingga dalam kenyataannya tidak ada defenisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Stoner mengemukakan suatu defenisi yang lebih kompleks yaitu sebagai berikut :
"Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber dayasumber daya organisasi lainnya agar rnencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan".
Dari defenisi di atas terlihat bahwa Stoner telah rnenggunakan kata "proses", bukan "seni". Mengartikan manajernen sebagai "seni" mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Sedangkan suatu "proses" adalah cara sistematis untuk rnelakukan pekerjaan. Manajemen didefenisikan sebagai proses karena semua manajer tanpa harus rnemperhatikan kecakapan atau ketrampilan khusus, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam pencapaian tujuan yang diinginkan.
Berdasarkan uraian diatas disimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen merupakan kerjasama dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling).

Download File Lengkapnya disini

More about → Sejarah Ilmu Manajemen

Desain Organisasi; Dimensi dan Bentuknya

Dimensi Desain Organisasi
Menurut Richard L. Daft (1998:15), dimensi desain organisasi terdiri dari 2 tipe yaitu:
1. Dimensi Struktural, yaitu dimensi yang menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dan menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Dimensi struktural terdiri dari:

a. Formalisasi
Formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan (Bedelan & Zammuto, 1991:129). Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan tersebut mempunya tingkat keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerja kan. Ada 3 macam jenis formalisasi, yaitu: Formalisasi berdasarkan pekerjaan, formalisasi berdasarkan aliran pekerjaan, dan formalisasi berdasarkan peraturan.

b. Spesialisasi
Spesialisasi hakikatnya ialah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan (Daft, 1998:16). Suatu spesialisasi kerja ikatakan bersifat ekstensif apabila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas-tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Suatu spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas-tugas yang mempunyai batasan yang luas. Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu:
1. Spesialisasi horisontal
Spesialisasi horisontal ini menunjuk pada ruang lingkup suatu pekerjaan, atau pada tingkat mana seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan yang lengkap. Semakin kecil bagian suatu karyawan terhadap suatu pekerjaan secara keseluruhan, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut.
2. Spesialisasi vertikal
Spesialisasi vertikal menunjuk pada tingkat kontrol yang dimiliki oleh seorang karyawan terhadap suatu pekerjaan. Semakin banyak keputusan yang dibuat oleh seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan untuk melakukan tugas tersebut diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, semakin rendah tingkat spesialisasi vertikalnya.

c. Standarisasi
Standarisasi menunjuk pada prosedur yang di desain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi adanya koordinasi (Jackson & Morgan, 1978:92).

d. Hierarki Otoritas.
Otoritas merupakan bentuk dari kekuasaan yang ada pada suatu posisi atau kantor (Robbins, 2003:429). Ketika hak untuk mengatur bawahan termasuk dalam otoritas seseorang, maka otoritas tersebut memberikan hak untuk membatasi pilihan dan perbuatan yang dilakukan oleh bawahan. Hirarki berhubungan dengan “span of control”, yaitu jumlah karyawan yang melapor pada seorang supervisor. Ketika span of control ini sempit, hirarki otoritasnya cenderung tinggi, ketika span of control ini lebar, hirarki otoritasnya akan lebih pendek.

e. Kompleksitas
Kompleksitas menunjuk pada jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Kompleksitas bisa diukur melalui 3 (tiga) diferensiasi yaitu vertikal, horizontal dan spatial.
1. Diferensiasi vertikal. Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak
dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks.
2. Diferensiasi horisontal adalah jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada
organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi yang
membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horisontal pada organisasi tersebut.
3. Diferensiasi spasial adalah jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik.
Dengan meningkatnya diferensiasi spasial ini maka semakin tinggi pula kompleksitasnya.

f. Sentralisasi
Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari
karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi
lebih terdesentralisasi.Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi.

g. Profesionalisme
Profesionalisme adalah level dari pendidikan formal dan training yang harus dimiliki dan diikuti oleh karyawan. Profesionalisme dianggap tinggi apabila karyawan harus mengikuti training dalam jangka waktu yang lama untuk memegang suatu pekerjaan atau jabatan pada perusahaan.

h. Personnel ratio.
Personel ratio menunjuk pada jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu.

2. Dimensi Kontekstual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan membentuk suatu dimensi struktural organisasi, yang terdiri dari:
a. Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam
organisasi tersebut.
b. Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.
c. Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen
kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial.

Bentuk Desain Organisasi
Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins,2003:136). Bentuk desain organisasi terdiri dari:
a. Organic
Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.
b. Mostly Organic
Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterap
kan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak
dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.
c. Mechanistic
Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.
d. Mostly Mechanistic
Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.

More about → Desain Organisasi; Dimensi dan Bentuknya

Total Quality Manajemen ; Definisi dan Elemen Pendukung

Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu system perkembangan di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun, beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang mutu terpadu secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini.

1. F.W. Taylor (1856-1915) Seorang insiyur mengembangkan satu seri konsep yang merupakan dasar dari pembagian kerja (devision of work). Analisis dengan pendekatan gerak dan waktu (time and motion study) untuk pekerjaan manual memperoleh gelar “Bapak Manajemen Ilmiah” (The Father of Scientific Management). Dalam bukunya tersebut Taylor menjelaskan beberapa elemen tentang teori manajemen, yaitu sebagai berikut.

- Setiap orang harus mempunyai tugas yang jelas dan harus diselesaikan dalam satu hari
- Pekerjaan harus memiliki peralatan yang standar untuk menyelesaikan tugas yang menjadi bagiannya.
- Bonus dan intensif wajar diberikan kepada yang berprestasi maksimal.
- Penalti yang merupakan kerugian bagi pekerjaan yang tidak mencapai sasaran yang telah ditentukan (personal loss).
Taylor memisahkan perencanaan dari perbaikan kerja. Dengan demikian, dia memisahkan pekerjaan dari tanggung jawab untuk memperbaiki kerja.
2. Shewart (1891-1967) Seorang ahli statistik yang bekerja pada “Bell Labs” selama periode 1920-1930. Dalam bukunya The Economic Control of Quality Manufactured Products, diperoleh suatu kontribusi yang menonjol dalam usaha untuk memperbaiki mutu barang hasil pengolahan. Dia mengatakan bahwa variasi terjadi pada setiap segi pengolahan dan variasi dapat dimengerti melalui penggunaan alat statistik yang sederhana.Sampling dan probabilitas digunakan untuk membuat control chart untuk memudahkan para pemeriksa mutu, untuk memilih produk mana yang memenuhi mutu dan tidak. Penemuan Shewhart sangat menarik bagi Deming dan Juran, yaitu kedua sarjana ahli dalam bidang statistik.
3. Edward Deming
Lahir tahun 1900 dan mendapat Ph. D. pada 1972 sangat menyadari bahwa ia telah memberikan pelajaran tentang pengendalian mutu secara statistik kepada para insinyur bukan kepada para manajer yang mempunyai wewenang untuk memutuskan. Katanya “Quality is not determined on theshop floor but in the executive suite”. Pada 1950 beliau diundang oleh “The Union to Japanese Scientists and Engineers (JUSE)” untuk memberikan ceramah tentang mutu. Pendekatan Deming dapat disimpulkan sebagai berikut.
- Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions taken by workers.
- The system of work that determines how work is performed and only managers cancreate system.
- Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment and tools that worekers use, and provide the plant and environment necessary to achieve quality.
- Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what product or service will be solved.
Hal ini berarti bahwa tanpa keterlibatan pimpinan secara aktif tidak mungkin tercapai manajemen mutu terpadu.

4. Prof. Juran
Ia mengunjungi Jepang pada tahun 1945. Di Jepang Juran membantu pimpinan Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia. Ia membantu Jepang untuk mempraktikkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang terpadu. Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan suatu organisasi yang dikenal dengan trilogy Juran, yaitu finance planning, financial control, financial improvement. Adapun perincian trilogi itu sebagai berikut.
- Quality planning, yaitu suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan enyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.
- Quality control, yaitu suatu proses di mana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
- Quality improvement, yaitu suatu proses di mana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam proyek mutu, dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya. Uraian tokoh-tokoh mutu di atas sekadar menggambarkan secara singkat saja. Masih banyak sarjana di bidang mutu yang tidak sempat ditulis pada kesempatan ini. Yang jelas para sarjana tersebut sependapat bahwa konsep “pentingnya perbaikan mutu secara terus-menerus bagi setiap produk walaupun teknik yang diajarkan berbedabeda”. Kini sampailah pada pengertian mutu yang diambil dari “America Society for Quality Control” yang mengatakan Quality is the totality of features and characteristics of a product or service that bear on its ability to satisty stated of implied needs (Kotler : 1994). Definisi di atas berkonotasi kepada pelanggan. Produk bermutu kalau dapat memuaskan para pelanggan yang mengkonsumsi produk tersebut.

DELAPAN DIMENSI MUTU
Dalam hal kualitas dianggap layak, maka diperlukan suatu produk untuk dapat memenuhi dimensi-dimensi berikut ini.
1. Performa: seberapa cocok produk itu digunakan sesuai dengan fungsi pemenuhan kebutuhannya
2. Features: konten dari produk yang membedakannya dari produk lain 3. Reliabilitas: seberapa lama produk itu dapat bertahan dari kerusakan
4. Conformance: sejauh mana produk dapat dikembangkan oleh konsumen itu sendiri.
5. Durabilitas: seberapa lama produk dapat digunakan sampai benar benar tidak dapat dipakai lagi
6. Serviceability, speed, cost, ease to repair: ada tidaknya servis center dan seberapa banyak biaya yang dikeluarkan konsumen untuk itu.
7. Esthetic: nilai keindahan dari produk, termasuk dalam definisi ini adalah tampilan fisik produk
8. Percieved quality: kesan yang membekas dari produk pada pemikiran konsumen

DEFINISI MANAJEMEN MUTU TERPADU
ISO: TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada anggota
organisasi (sumber daya manusianya) dan masyarakat TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).
Tujuan utama Total Quality Management adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus. Dengan demikian, juga Quality Management sendiri yang harus dilaksanakan secara terus-menerus. Sejak tahun 1950-an pola pikir mengenai mutu terpadu atau TQM sudah muncul di daratan Amerika dan Jepang dan akhirnya Koji Kobayashi, salah satu CEO of NEC, diklaim sebagai orang pertama yang mempopulerkan TQM, yang dia lakukan pada saat memberikan pidato pada pemberian penghargaan Deming prize di tahun 1974 (Deming prize, established in December 1950 in honor of W. Edwards Deming, was originally designed to reward Japanese companies for major advances in quality improvement. Over the years it has grown, under the guidance of Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE) to where it is now also available to non-Japanese companies, albeit usually operating in Japan, and also to individuals recognised as having made major
contributions to the advancement of quality.)
Banyak perusahaan Jepang yang memperoleh sukses global karena memasarkan produk yang sangat bermutu. Perusahaan/organisasi yang ingin mengikuti perlombaan/ bersaing untuk meraih laba/manfaat tidak ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total Quality Management. Philip Kolter (1994) mengatakan “Quality is our best assurance of custemer allegiance, our strongest defence against foreign competition and the only path to sustair growth and earnings”.
Di Jepang, TQM dirangkum menjadi empat langkah, yaitu sebagai berikut.
- Kaizen: difokuskan pada improvisasi proses berkelanjutan (continuous Improvement) sehingga proses yang terjadi pada organisasi menjadi visible (dapat dilihat), repeatable (dapat dilakukan secara berulang-ulang), dan measurable (dapat diukur).
- Atarimae Hinshitsu: berfokus pada efek intangible pada proses dan optimisasi dari efek tersebut.
- Kansei: meneliti cara penggunaan produk oleh konsumen untuk peningkatan kualitas produk itu sendiri.
- Miryokuteki Hinshitsu: manajemen taktis yang digunakan dalam produk yang siap untuk diperdagangkan. Penerapan Total Quality Management dipermudah oleh beberapa piranti, yang
sering disebut “alat TQM”. Alat-alat ini membantu kita menganalisis dan mengerti masalah-masalah serta membantu membuat perencanaan. Delapan alat TQM yang diuraikan adalah sebagai berikut.
1. Curah pendapat (sumbang saran) -Brainstorming
Curah pendapat adalah alat perencanaan yang dapat digunakan untuk mengembangkan kreativitas
kelompok. Curah pendapat dipakai, antara lain untuk menentukan sebabsebab yang mungkin dari suatu masalah atau merencanakan langkah-langkah suatu proyek.
2. Diagram alur (bagan arus proses)
Bagan arus proses adalah satu alat perencanaan dan analisis yang digunakan, antara lain untuk menyusun gambar proses tahap demi tahap untuk tujuan analisis, diskusi, atau komunikasi dan menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.
3. Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk menganalisis masalah-masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).
4. Ranking preferensi
Alat ini merupakan suatu alat interpretasi yang dapat digunakan untuk memilih gagasan dan pemecahan masalah di antara beberapa alternatif.
5. Analisis tulang ikan
Analisis tulang ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat) merupakan alat analisis, antara lain
untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dan menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu proses.
6. Penilaian kritis
Penilaian kritis adalah alat Bantu analisis yang dapat digunakan untuk memeriksa setiap proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu kita untuk memikirkan apakah proses
itu memang dibutuhkan, tepat, dan apakah ada alternatif yang lebih baik.
7. Benchmarking
Benchmarking adalah proses pengumpulan dan analisis data dari organisasi kita dan dibandingkan
dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari proses ini akan menjadi patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan benchmarking adalah bagaimana
organisasi kita bisa dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik.
8. Diagram analisa medan daya (bidang kekuatan)
Diagram medan daya merupakan suatu alat analisis yang dapat digunakan, antara lain untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu sasaran dan mengidentifikasi berbagai
sebab yang mungkin serta pemecahan dari suatu masalah atau peluang. Syarat syarat pelaksanaan TQM dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus meneurus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan sehingga dapat memuaskan para pelanggan.
2. Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan, dan para pemegang saham.
3. Memiliki wawasan jauh ke depan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan.
4. Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.
5. Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.
6. Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif memotivasi karyawan bukan dengan cara otoriter sehingga diperoleh suasana kondusif bagi lahirnya ide-ide baru.
7. Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf bagi yang belum berhasil/berbuat salah.
8. Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman/ pendapat.
9. Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas sehingga pengawasan lebih mudah.
10. Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam upaya peningkatan mutu

More about → Total Quality Manajemen ; Definisi dan Elemen Pendukung