Desain Organisasi ; Dimensi dan Bentuk Desain Organisasi

Posted by admin

1. Dimensi Desain Organisasi

Menurut Richard L. Daft (Daft, 1998, p.15), dimensi desain organisasi terdiri dari 2 tipe yaitu :


A. Dimensi Struktural
yaitu dimensi yang menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dan menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Dimensi struktural terdiri dari :

1. Formalisasi.
“Formalization refers to the extent to which rules, policies, procedures, formal training, norms, and traditions standarize behavior in an organization.” (Bedelan & Zammuto, 1991, 129). yang berarti formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan tersebut mempunyai tingkat keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan. Ada 3 macam jenis formalisasi, yaitu :

a. Formalisasi berdasarkan pekerjaan
Dalam hal ini, organisasi menyatukan spesifikasi perilaku kerja dengan pekerjaan itu sendiri, dan biasanya hal ini di dokumentasikan pada deskripsi kerja yang formal. Pelaku pekerjaan atau pemegang jabatan akan diberitahu langkah apa yang harus dilakukan dalam melakukan suatu pekerjaan, dalam urutan yang bagaimana, kapan dan di mana.

b. Formalisasi berdasarkan aliran pekerjaan
Selain menghubungkan spesifikasi perilaku kerja dengan pekerjaan itu sendiri, organisasi juga dapat menyatukan spesifikasi tersebut dengan pekerjaan itu sendiri. Contoh : Seorang operator mesin percetakan menerima daftar instruksi untuk tiap-tiap
pencetakan.

c. Formalisasi berdasarkan peraturan
Formalisasi yang terakhir ini membangun suatu peraturan untuk semua situasi, semua pekerjaan, aliran kerja, semua karyawan. Peraturan ini juga mencakup siapa yang dapat dan tidak dapat melakukan sesuatu pekerjaan, kapan, di mana, dan dengan seijin
siapa.

2. Spesialisasi
“Specialization is the degree to which organizational tasks are subdivided into separate jobs.” (Daft, 1998, p.16). Hakikat spesialisasi adalah bahwa, daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada dasarnya, individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan. Suatu spesialisasi kerja dikatakan bersifat ekstensif apabila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas-tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Suatu spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas-tugas yang mempunyai batasan yang luas.
Kadang-kadang spesialisasi disebut juga sebagai “division of labor”. Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu :

a. Spesialisasi horizontal
Spesialisasi horizontal ini menunjuk pada ruang lingkup suatu pekerjaan, atau pada tingkat mana seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan yang lengkap. Semakin kecil bagian suatu karyawan terhadap suatu pekerjaan secara keseluruhan, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut.

b. Spesialisasi vertikal

Spesialisasi vertikal menunjuk pada tingkat kontrol yang dimiliki oleh seorang karyawan terhadap suatu pekerjaan. Semakinbanyak keputusan yang dibuat oleh seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan untuk melakukan tugas tersebut diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, semakin rendah
tingkat spesialisasi vertikalnya.

3. Standarisasi
Any procedure that occurs regularly, is legitimized by the organization, has rules that cover circumstances dan applies invariably.(Jackson & Morgan, 1978, 92)
Standarisasi menunjuk pada prosedur yang di desain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi adanya koordinasi.

4. Hierarki Otoritas.
Authority refers to the rights inherent in a managerial position to give orders and expect the orders to be obeyed.” (Robbins, 2003,429)
Otoritas merupakan bentuk dari kekuasaan yang ada pada suatu posisi atau kantor. Ketika hak untuk mengatur bawahan termasuk dalam otoritas seseorang, maka otoritas tersebut memberikan hak untuk membatasi pilihan dan perbuatan yang dilakukan oleh bawahan. Bawahan diharapkan mematuhi perintah dari atasan. Meskipun jenis kekuasaan ini mempunyai batasan-batasan, namun otoritas memberikan kebebasan beberapa anggota organisasi untuk membuat kebijaksanaan dan bertindak, dibandingkan anggota organisasi lainnya.
Hierarki otoritas menggambarkan siapa melapor pada siapa dan bagaimana kontrol dari seorang manajer. Hierarki berhubungan dengan “span of control”, yaitu jumlah karyawan yang melapor pada seorang supervisor.
Ketika span of control ini sempit, hierarki otoritasnya cenderung tinggi, ketika span of control ini lebar, hierarki otoritasnya akan lebih pendek.

5. Kompleksitas
Kompleksitas menunjuk pada jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Kompleksitas bisa diukur melalui 3 ( tiga ) diferensiasi yaitu vertikal, horizontal dan spatial.

a. Diferensiasi vertikal. Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks. Hal ini dikarenakan ada potensi yang lebih besar untuk komunikasi yang terputus dan semakin
sulit untuk mengkoordinasikan keputusan antar manajer. Selain itu juga lebih sulit bagi manajemen puncak untuk mengamati dari dekat kegiatan yang dilakukan oleh pihak operasional.

b. Diferensiasi horizontal adalah jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horizontal pada organisasi tersebut. Orientasi yang berbeda-beda ini menyebabkan adanya kesulitan yang lebih besar bagi para anggota organisasi untuk berkomunikasi dan lebih menyulitkan bagi manajemen untuk mengkoordinasikan aktivitas mereka.

c. Diferensiasi spatial adalah jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Dengan meningkatnya diferensiasi spatial ini maka semakin tinggi pula kompleksitasnya.

6. Sentralisasi
Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsep itu hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak inheren dalam posisi seseorang. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi lebih terdesentralisasi. Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi. Pada perusahaan yang terdesentralisasi, tindakan dapat lebih cepat dilakukan ketika hendak memecahkan suatu permasalahan, lebih banyak orang yang memberikan masukan pada suatu keputusan, dan karyawan tidak akan terlalu merasa berbeda dengan orang-orang yang membuat keputusan yang mempengaruhi kehidupan kerja mereka.

7. Profesionalisme
Profesionalisme adalah level dari pendidikan formal dan training yang harus dimiliki dan diikuti oleh karyawan. Profesionalisme dianggap tinggi apabila karyawan harus mengikuti training dalam jangka waktu yang lama untuk memegang suatu pekerjaan atau jabatan pada perusahaan.

8. Personnel ratio.
Personel ratio menunjuk pada jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu.

B. Dimensi Kontektual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan membentuk suatu dimensi struktural organisasi. Terdiri dari :

1. Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut. Organisasi dapat diukur sebagai suatu keseluruhan atau melalui komponen-komponen yang spesifik, misalnya melalui divisi yang ada. Namun biasanya organisasi diukur melalui jumlah karyawan, sebab organisasi merupakan suatu sistem sosial.

2. Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

3. Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial. Elemen lingkungan yang paling sering berdampak pada suatu organisasi biasanya adalah organisasi yang lain.

2. Bentuk Desain Organisasi

Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang  dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control  yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins, 2003,136). Bentuk desain organisasi terdiri dari :

1. Organic
Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

2. Mostly Organic
Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

3. Mechanistic
moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu : adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.

4. Mostly Mechanistic
Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu : adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.